RENTAL · KOH SAMUI · TEAM SYSTEM
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COMMUNICATION
Le check du matin — tous les messages de la nuit, tous canaux confondus.The morning check — every overnight message, all channels at once.
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BOOKINGS
Enregistrer les bookings confirmés — la source qui alimente toutes les fiches.Register confirmed bookings — the source that feeds every sheet.
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VILLA MONITORING
Le référentiel complet des villas — 13 sections, journaux handyman, synchro équipe.The complete villa reference base — 13 sections, handyman logs, team sync.
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WELCOME PACKAGE
La grille P1–P4 + suppléments — payeur (proprio ou guest) décidé au booking selon la situation.The P1–P4 grid + supplements — payer (owner or guest) decided at booking depending on the situation.
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OPÉRATIONNELOPERATIONS
7 fiches imprimables pré-remplies depuis un booking confirmé.7 printable sheets pre-filled from a confirmed booking.
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BIBLIOTHÈQUELIBRARY
Tous les documents de référence en version intégrale — owners, guests, équipe.Every reference document, unabridged — owners, guests, team.
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NOS OFFRESOUR OFFERS
MSR Full Management 15% · DOW Direct Owner 10/15% · politiques commerciales.MSR Full Management 15% · DOW Direct Owner 10/15% · commercial policies.
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MANDATMANDATE
Générateur de mandat de location — grille saisonnière et calculs automatiques.Rental mandate generator — seasonal grid and automatic calculations.
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WELCOME BOOK
Le welcome book bilingue de chaque villa — imprimable PDF, lien + QR code.Each villa’s bilingual welcome book — printable PDF, link + QR code.
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NOS OUTILSOUR TOOLS
Avantio · PriceLabs · OTA — les trois piliers du système.Avantio · PriceLabs · OTA — the three pillars of the system.
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HUNTER
L'outil central — villas, clients, matching, pipeline, calendrier.The central tool — villas, clients, matching, pipeline, calendar.
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ACCOUNTING
Comptabilité — accès sous code privé · calendrier reporting.Accounting — private code access · reporting calendar.
NOS OFFRESOUR OFFERS
MSR · FULL MANAGEMENT
15%
Sur le net à recevoir (après commission OTA, avant coûts de services)On the net received (after OTA commission, before service costs)
Mary Stone détient l’intégralité du calendrier, gère toutes les OTA et assure la responsabilité complète de la location. Le propriétaire n’intervient pas dans la gestion quotidienne.
Mary Stone holds the entire calendar, manages all OTAs and takes full responsibility for the rental. The owner does not intervene in day-to-day management.
Cas spécifiques de commissionSpecific commission cases
- Séjour du propriétaire : 0%Owner’s own stay: 0%
- Amis / famille / invités : 10% (TM30, relevés élec, gaz, coordination)Friends / family / guests: 10% (TM30, meter readings, gas, coordination)
- Co-agents : ajustement du tarif public autorisé, sans impact sur le net ownerCo-agents: public rate adjustment allowed, never impacting the owner’s net
Deux contrats distinctsTwo separate contracts
1. Contrat Real Estate MSR (15%) — gestion locative. 2. Contrat Maintenance (Mary Stone Multiservices : ménage, jardin, piscine) — le propriétaire reste libre du prestataire.1. Real Estate MSR contract (15%) — rental management. 2. Maintenance contract (Mary Stone Multiservices: cleaning, garden, pool) — the owner freely chooses the provider.
DOW · DIRECT OWNER
10 / 15%
Le paiement du guest passe par Mary Stone · minimum de séjour négocié systématiquementGuest payment goes through Mary Stone · minimum stay always negotiated
DOW = location encadrée, pas gestion. On remplit les trous du calendrier du propriétaire avec nos clients directs et co-agents (avec son accord). Visite de validation avant arrivée, check-in et check-out réalisés par Mary Stone, canal de communication unique pendant le séjour.
DOW = framed rental, not management. We fill the owner’s calendar gaps with our direct clients and co-agents (with their agreement). Validation visit before arrival, check-in and check-out done by Mary Stone, single communication channel during the stay.
10% ou 15% — la différence10% or 15% — the difference
- 10% : apport de réservations + check-in/out par nous. Welcome package obligatoire, coût déduit du reversement propriétaire.10%: booking supply + check-in/out by us. Welcome package mandatory, cost deducted from the owner’s payout.
- 15% : idem + priorité de proposition, diffusion co-agents, mise en avant marketing, welcome package pris en charge par Mary Stone.15%: same + proposal priority, co-agent distribution, marketing push, welcome package covered by Mary Stone.
Interdits absolus : ne jamais dire que Mary Stone « gère » la villa, aucun engagement verbal, aucune action sans validation écrite ou paiement préalable. Règle d’or : tranquillité + continuité = MSR.Absolute rules: never say Mary Stone “manages” the villa, no verbal commitments, no action without written approval or prior payment. Golden rule: peace of mind + continuity = MSR.
CE QU’INCLUT LE 15% (MSR)WHAT THE 15% INCLUDES (MSR)
La commission couvre la gestion opérationnelle complète et la supervision globale — pas uniquement les réservations.The fee covers full operational management and global supervision — not bookings only.
- 1. Gestion locative — calendrier, supervision des réservations, coordination arrivées/départs, suivi guest avant/pendant/après1. Rental management — calendar, booking supervision, arrival/departure coordination, guest follow-up
- 2. Communication — interlocuteur unique du propriétaire, communication quotidienne guests, gestion des incidents2. Communication — single owner contact, daily guest communication, incident handling
- 3. Coordination des services — planification cleaning, interventions techniques, jardin, piscine, clim, vérification d’exécution3. Service coordination — cleaning planning, technical works, garden, pool, AC, execution checks
- 4. Suivi technique — monitoring, identification et remontée des problèmes, actions préventives et correctives4. Technical follow-up — monitoring, issue identification and reporting, preventive and corrective actions
- 5. Contrôle qualité — checks cleaning et maintenance, standards Mary Stone, actions correctives5. Quality control — cleaning and maintenance checks, Mary Stone standards, corrective actions
- 6. Suivi administratif et financier — compta locative, revenus et dépenses, transmission à la comptabilité6. Administrative & financial follow-up — rental accounting, income and expenses, transmission to accounting
- 7. Assistance légale — enregistrement TM30 immigration, conformité locative7. Legal assistance — TM30 immigration registration, rental compliance
- 8. Gestion de crise — urgences guests/propriété, décision, coordination et suivi jusqu’à résolution8. Crisis management — guest/property emergencies, decisions, coordination until resolution
Clarification importante : le 15% n’inclut pas le coût des services eux-mêmes (ménage, réparations, matériaux, prestataires), facturés séparément — mais il inclut intégralement leur organisation, coordination, supervision et contrôle qualité.Important clarification: the 15% does not include the cost of services themselves (cleaning, repairs, materials, contractors), billed separately — but it fully includes their organisation, coordination, supervision and quality control.
WELCOME PACKAGE
Obligatoire pour chaque séjour, quel que soit le modèle — c’est la signature Mary Stone.Mandatory for every stay, whatever the model — it is the Mary Stone signature.
Transfert aéroport / pier → villa (aller)Airport / pier → villa transfer (one-way)
Cocktail / vin pétillant de bienvenueWelcome cocktail / sparkling wine
Serviettes fraîchesFresh towels
Fruits fraisFresh fruits
Bouteilles d’eauWater bottles
FinancementFunding
- MSR 15% : inclusincluded
- DOW 15% : pris en charge par Mary Stonecovered by Mary Stone
- DOW 10% : déduit du reversement propriétairededucted from the owner’s payout
AMENITIES · 3 FORMULES3 TIERS
Dotation de la villa payée par le propriétaire (distincte du welcome package). Contenus et tarifs à finaliser en équipe.Villa supplies paid by the owner (separate from the welcome package). Contents and prices to be finalised as a team.
| STANDARD | PREMIUM | STAR |
|---|---|---|
| Base essentielle : savon, shampoing, gel douche, papier toilette, éponge, liquide vaisselleEssential base: soap, shampoo, shower gel, toilet paper, sponge, dish soap | Base + lotion corps, dentifrice, kit hygiène, café/thé, produits renouvelésBase + body lotion, toothpaste, hygiene kit, coffee/tea, replenished supplies | Premium + marques supérieures, dotation élargie, renouvellement renforcéPremium + upper brands, wider supplies, reinforced replenishment |
Réf. actuelle (checklist cleaning) : 1 savon, 2 shampoings, 2 gels douche, 2 lotions, kit hygiène, charlottes, coton-tiges, dentifrice. Prix de revient suivis dans le fichier Amelia (+20% charge owner).Current ref. (cleaning checklist): 1 soap, 2 shampoos, 2 shower gels, 2 lotions, hygiene kit, shower caps, cotton swabs, toothpaste. Cost prices tracked in Amelia’s file (+20% owner charge).
CANCELLATION POLICY
Applicable à toute réservation confirmée · heure locale Koh Samui (ICT) · en vigueur juillet 2026Applies to every confirmed reservation · Koh Samui local time (ICT) · effective July 2026
| Préavis avant check-inNotice before check-in | Remboursement guestGuest refund |
|---|---|
| 60 jours ou plus60 days or more | 100% *100% * |
| 30 à 59 jours30 to 59 days | 50% |
| 7 à 29 jours7 to 29 days | AucunNo refund |
| Moins de 7 jours / no-showLess than 7 days / no-show | AucunNo refund |
* Hors frais bancaires et de traitement, non remboursables. Annulation par Mary Stone ou le propriétaire : remboursement 100% + villa équivalente ou supérieure proposée si possible. Remboursements émis sur le moyen de paiement d’origine.* Excluding bank and processing fees, non-refundable. Cancellation by Mary Stone or the owner: 100% refund + equivalent or superior villa offered where possible. Refunds issued to the original payment method.
RENTAL APPLICATION
Vous souhaitez confier votre villa à Mary Stone ? Notre formulaire de candidature nous permet d’étudier votre bien : localisation, capacité, équipements, photos, disponibilités et objectifs. Après analyse, nous vous proposons le modèle adapté — Full Management MSR ou Direct Owner — avec une étude de marché et une projection de revenus.
Would you like to entrust your villa to Mary Stone? Our application form lets us assess your property: location, capacity, equipment, photos, availability and goals. After review, we propose the right model — MSR Full Management or Direct Owner — with a market study and a revenue projection.
Lien à renseigner dans CONFIG.links.rentalApplicationSet the link in CONFIG.links.rentalApplication
GÉNÉRATEUR DE MANDAT RENTALRENTAL MANDATE GENERATOR
Basé sur le Rental Mandate Short & Long Term 2026 (modèle Villa YU). Remplissez, la grille se calcule seule (net owner = prix − OTA − commission MS), générez l’aperçu puis imprimez pour signature. Le document produit est en anglais, comme l’original.Based on the Rental Mandate Short & Long Term 2026 (Villa YU model). Fill in, the grid computes itself (owner net = price − OTA − MS fee), generate the preview then print for signature. The output document is in English, like the original.
BROUILLONS ENREGISTRÉSSAVED DRAFTS
1 · RÉFÉRENCE & PARTIES1 · REFERENCE & PARTIES
2 · PROPRIÉTÉ2 · PROPERTY
3 · GRILLE SAISONNIÈRE (COURT TERME)3 · SEASONAL GRID (SHORT TERM)
4 · LONG TERME & UTILITIES4 · LONG TERM & UTILITIES
5 · PAIEMENT, PERFORMANCE & SIGNATURE5 · PAYMENT, PERFORMANCE & SIGNATURE
NOS OUTILSOUR TOOLS
1 · LE MOTEUR1 · THE ENGINE
AVANTIO PMS
700 THB / moismonth
Refacturé au propriétaire sur le rapport mensuel (« Channel Manager Subscription »)Re-invoiced to the owner on the monthly statement (“Channel Manager Subscription”)
L’un des PMS européens les plus performants — le système nerveux central du succès commercial de la villa : visibilité maximale sur toutes les plateformes, aucune double réservation, connexions stables, informations exactes en permanence.
One of Europe’s leading PMS platforms — the central nervous system of the villa’s commercial success: maximum visibility across all platforms, no double bookings, stable connections, accurate information at all times.
2 · LE COFFRE-FORT2 · THE VAULT
GOOGLE DRIVE
Google Drive for Business protège tous les documents du propriétaire — titres, mandats, factures, relevés — chiffrés, organisés et accessibles en toute transparence. Chaque villa possède son dossier structuré (contrat, price breakdown, inventaires, photos, welcome book).
Google Drive for Business protects all owner documents — deeds, mandates, invoices, statements — encrypted, organised and transparently accessible. Every villa has its structured folder (contract, price breakdown, inventories, photos, welcome book).
3 · LE CERVEAU3 · THE BRAIN
DATABASE CENTRALISÉECENTRALISED DATABASE
Notre base interne relie tout l’écosystème : monitoring villa par villa, historique guests, suivi maintenance, welcome books. C’est là que la gestion « correcte » devient une gestion d’excellence — et cette app en est la porte d’entrée.
Our internal database connects the whole ecosystem: villa-by-villa monitoring, guest history, maintenance follow-up, welcome books. This is where “good” management becomes excellent — and this app is its front door.
PRICELABS DYNAMIC PRICING
400 THB / moismonth
Refacturé au propriétaire sur le rapport mensuelRe-invoiced to the owner on the monthly statement
Tarification dynamique : les prix s’ajustent automatiquement selon la saison, la demande, les événements et le taux d’occupation — dans le respect de la grille saisonnière validée au mandat. Objectif : maximiser le revenu de chaque nuit.
Dynamic pricing: rates adjust automatically to season, demand, events and occupancy — within the seasonal grid approved in the mandate. Goal: maximise the revenue of every night.
OTA · PLATEFORMESPLATFORMS
| CanalChannel | Commission |
|---|---|
| Booking.com | ~15–18% |
| Airbnb | ~16–18% |
| Vrbo & autresothers | variablevariable |
| Réservation directeDirect booking | 0% |
La commission Mary Stone se calcule toujours après la commission OTA — sur le net réellement reçu.The Mary Stone fee is always calculated after the OTA commission — on the net actually received.
ANALYSE DE MARCHÉMARKET ANALYSIS
Étude comparative des villas similaires pour définir le juste positionnement tarifaire. Réalisée avant toute mise en location, puis à la demande — notamment quand le taux de remplissage baisse. C’est un outil de pilotage, pas un document figé.
Comparative study of similar villas to define the right price positioning. Done before any listing, then on request — especially when occupancy drops. A steering tool, not a static document.
Repères mandat (ex. Villa YU)Mandate benchmarks (e.g. Villa YU)
Min. stay : 7 nuits (peak/high) · 4 nuits (middle/low) · Last minute −10% (min. 5 nuits, ≤10 j avant C/I) · Performance : 40% occupation en ramp-up, 60% ensuite · Mise en ligne ~10 jours après signature · Fonds de roulement 35 000 THB · urgences ≤5 000 THB sans validation (réponse owner sous 6h).Min. stay: 7 nights (peak/high) · 4 nights (middle/low) · Last minute −10% (min. 5 nights, ≤10 d before C/I) · Performance: 40% occupancy ramp-up, then 60% · Online ~10 days after signing · Working fund 35,000 THB · emergencies ≤5,000 THB without approval (owner reply within 6h).
LE FLUX OPÉRATIONNELTHE OPERATIONAL FLOW
1. Une réservation Airbnb/Booking apparaît instantanément dans Avantio → 2. Les informations guest sont enregistrées dans la database → 3. Avantio planifie le check-in → 4. L’équipe accueille et accompagne le guest → 5. Après le départ, les notes maintenance sont mises à jour pour garder la villa en parfait état.
1. An Airbnb/Booking reservation instantly appears in Avantio → 2. Guest details are recorded in the database → 3. Avantio schedules the check-in → 4. The team welcomes and supports the guest → 5. After departure, maintenance notes are updated to keep the villa pristine.
OPÉRATIONNEL · FICHESOPERATIONS · SHEETS
La Check-list de contrôle technique est disponible en FR et EN (choix à l’impression) ; les autres fiches restent en anglais. Les champs de la villa sélectionnée se pré-remplissent automatiquement.The Technical Inspection Checklist is available in EN and FR (chosen at print time); other sheets remain in English. The selected villa’s data is pre-filled automatically.
BIBLIOTHÈQUE · DOCUMENTS DE RÉFÉRENCELIBRARY · REFERENCE DOCUMENTS
Tous les documents officiels Mary Stone, en version complète — à consulter, imprimer ou transmettre en cas de question d’un guest ou d’un propriétaire, et pour la formation des nouvelles recrues. Les documents bilingues s’affichent et s’impriment dans la langue active (FR/EN).All official Mary Stone documents, in full — to consult, print or share when a guest or an owner has a question, and for training new recruits. Bilingual documents display and print in the active language (FR/EN).
📁 PROPRIÉTAIRES📁 OWNERS
Owner Team FR/EN
WELCOME PACKAGE · PDF PROPRIÉTAIREWELCOME PACKAGE · OWNER PDF
Votre meilleur outil pour convaincre un propriétaire d’adhérer — à envoyer ou montrer. 4 pages, sans coûts internes.Your best tool to convince an owner to join — send it or show it. 4 pages, no internal costs.
Owner FR/EN
INFORMATIONS SUR NOS GESTIONS DE PROPRIÉTÉSINFORMATION ABOUT OUR PROPERTY MANAGEMENT
La lettre de présentation officielle : les 3 piliers (Avantio, Google Drive, database), le flux opérationnel, le périmètre du 15% et la distinction Real Estate / Multiservices.The official presentation letter: the 3 pillars (Avantio, Google Drive, database), the operational flow, the 15% scope and the Real Estate / Multiservices distinction.
Owner FR/EN
CE QU’INCLUT LE 15% REAL ESTATEWHAT THE 15% REAL ESTATE FEE INCLUDES
Le document complet en 8 sections : gestion locative, communication, coordination des services, suivi technique, contrôle qualité, administratif, légal (TM30), gestion de crise — avec la clarification officielle.The full 8-section document: rental management, communication, service coordination, technical follow-up, quality control, admin, legal (TM30), crisis management — with the official clarification.
Owner Team FR/EN
📘 PROCESS MSR — FULL MANAGEMENT
Le process complet : 12 explications avant signature + 4 étapes opérationnelles après signature. Version intégrale ci-dessous.The full process: 12 pre-signature explanations + 4 post-signature operational steps. Full version below.
Owner Team FR/EN
📘 PROCESS DOW — DIRECT OWNER
Le cadre complet : paliers 10/15%, cadre interne équipe (10 points, interdits absolus) et discours propriétaire (8 points). Version intégrale ci-dessous.The full framework: 10/15% tiers, internal team framework (10 points, absolute no-gos) and owner-facing message (8 points). Full version below.
📁 GUESTS
Guest Owner FR/EN
CANCELLATION POLICY
La politique d’annulation officielle (juillet 2026) : annulation par le guest (barème 60/30/7 jours), annulation par Mary Stone ou le propriétaire, conditions générales.The official cancellation policy (July 2026): guest cancellation (60/30/7-day scale), cancellation by Mary Stone or the owner, general conditions.
📁 ÉQUIPE · FORMATION NOUVELLES RECRUES📁 TEAM · NEW RECRUIT TRAINING
Les documents de travail V2.0 — standard équipe en anglais. « Voir » ouvre la fiche dans l’espace Opérationnel (pré-remplissable par villa), « Imprimer » sort le document vierge.The V2.0 working documents — team standard in English. “View” opens the sheet in the Operations space (pre-fillable per villa), “Print” outputs the blank document.
Team EN
NEW BOOKING PROCESS V2.0
Phase 1 (actions immédiates, PMS, daily planning 16h30) et Phase 2 (booking confirmé : dossier complet, planification, WhatsApp 🛎️Reserved🛎️, transferts, TM30, transmission Amelia).Phase 1 (immediate actions, PMS, 4:30 PM daily planning) and Phase 2 (confirmed booking: full folder, scheduling, 🛎️Reserved🛎️ WhatsApp, transfers, TM30, Amelia handover).
Team EN
CHECK-IN PROCESS V2.0
Les 6 étapes complètes : J-7 à J-2, veille, jour J avant départ du bureau, préparation villa, accueil et tour guidé, actions post check-in au bureau.The 6 full steps: D-7 to D-2, day before, check-in day before leaving the office, villa setup, welcome and guided tour, post check-in office actions.
Team EN
CHECK-OUT PROCESS 2026
J-2, J-1, jour J (inspection sur place), règlement du dépôt (relevé électrique, déductions, signatures) et actions post check-out — dont l’avis guest obligatoire.D-2, D-1, check-out day (on-site inspection), deposit settlement (meter reading, deductions, signatures) and post check-out actions — incl. the mandatory guest review.
Team EN
QUALITY CONTROL CHECKLIST — ARRIVAL CLEANING
Le contrôle qualité complet en 8 sections : chambres, salles de bain, cuisine, salon, extérieurs, amenities & welcome, général, photos & validation.The full quality control in 8 sections: bedrooms, bathrooms, kitchen, living room, outdoors, amenities & welcome, general, photos & validation.
Team EN
TECHNICAL INSPECTION CHECKLIST V2.1
Modèle 5 pages : checklist (grilles uniformes BR1–BR5 + panneau notes par section) puis 3 rapports de statut problème codés couleur — vert résolu, orange réparable, rouge accord owner — à ramener au Real Estate.5-page model: checklist (uniform BR1–BR5 grids + per-section notes panel) then 3 colour-coded problem status reports — green solved, orange fixable, red owner approval — to bring back to Real Estate.
Team EN
WATER ORDERS · DAILY TRACKING
Suivi journalier des commandes d’eau par booking : niveau de cuve, alerte 30%, commandes camions, fournisseur, coûts — une ligne par jour de séjour, générée depuis les dates du booking.Daily water order tracking per booking: tank level, 30% alert, truck orders, supplier, costs — one line per day of the stay, generated from the booking dates.
Team Guest EN
CHECK-IN SHEET · GUEST
La fiche d’arrivée signée avec le guest : relevés compteurs, caution, règles générales, services & maintenance, WiFi, contacts support, signatures.The arrival sheet signed with the guest: meter readings, deposit, general rules, services & maintenance, WiFi, support contacts, signatures.
PROCESS ÉQUIPE · VERSIONS INTÉGRALESTEAM PROCESS · FULL VERSIONS
Le cadre complet des deux modèles, consultable directement ici. Cliquez sur un point pour ouvrir le détail. L’impression déplie automatiquement toutes les sections, dans la langue active.The full framework of both models, readable right here. Click a point to open its detail. Printing automatically expands every section, in the active language.
MSR · FULL MANAGEMENT · 15%
📘 PROCESS COMPLET — MSR
Prise de contact propriétaire · Explications AVANT signature · Process APRÈS signatureOwner first contact · Explanations BEFORE signing · Process AFTER signing
Ce document concerne exclusivement le modèle MSR. Mary Stone détient l’intégralité du calendrier et des OTA — le propriétaire n’intervient pas dans la gestion quotidienne.This document concerns the MSR model exclusively. Mary Stone holds the entire calendar and all OTAs — the owner does not take part in day-to-day management.
Partie 1 — Explications à fournir au propriétaire (avant signature)Part 1 — Explanations to give the owner (before signing)
1 · Modèles de gestion1 · Management models
Dès le premier échange, clarifier les deux modèles : MSR – Mary Stone Rental (full management, responsabilité totale de la location par Mary Stone) et DOW – Direct Owner (le propriétaire conserve la main sur son calendrier et ses plateformes). Le présent process concerne exclusivement le MSR.
From the very first exchange, clarify the two models: MSR – Mary Stone Rental (full management, Mary Stone takes full responsibility for the rental) and DOW – Direct Owner (the owner keeps control of their calendar and booking platforms). This process concerns MSR exclusively.
2 · Deux contrats distincts2 · Two separate contracts
La gestion MSR repose sur deux contrats totalement indépendants : le contrat Real Estate MSR (15%), qui couvre exclusivement la gestion locative, et un contrat Maintenance distinct (ménage, jardin, piscine, interventions courantes). Le propriétaire est libre de confier la maintenance à Mary Stone sous contrat séparé ou de choisir un autre prestataire.
MSR management relies on two fully independent contracts: the MSR Real Estate contract (15%), covering rental management exclusively, and a separate Maintenance contract (cleaning, garden, pool, routine interventions). The owner is free to entrust maintenance to Mary Stone under a separate contract or to choose another provider.
3 · Fonctionnement du full management3 · How full management works
Mary Stone détient l’intégralité du calendrier de réservation et gère toutes les plateformes OTA. Le propriétaire n’intervient pas dans l’ouverture, la fermeture ou la modification des dates. Cette centralisation évite les erreurs et les doublons, et optimise le taux d’occupation et la rentabilité globale.
Mary Stone holds the entire booking calendar and manages all OTA platforms. The owner does not open, close or modify dates. This centralisation prevents errors and double bookings, and optimises occupancy and overall profitability.
4 · Commissions — cas spécifiques4 · Commission — specific cases
- Séjour du propriétaire : 0%
- Amis / famille / invités du propriétaire : 10%
- Owner’s own stay: 0%
- Owner’s friends / family / guests: 10%
5 · Co-agents et réservations indirectes5 · Co-agents and indirect bookings
Mary Stone travaille avec des co-agents partenaires susceptibles d’apporter des réservations. Le propriétaire doit accepter que le tarif public puisse être ajusté pour intégrer la commission du co-agent — sans jamais impacter son net propriétaire. Ce mécanisme augmente le taux d’occupation tout en protégeant ses intérêts financiers.
Mary Stone works with partner co-agents who may bring bookings. The owner must accept that the public rate can be adjusted to include the co-agent’s commission — without ever affecting the owner’s net. This mechanism increases occupancy while protecting the owner’s financial interests.
6 · Photos promotionnelles — levier n°16 · Promotional photos — lever #1
Les photos sont le principal levier de visibilité et de performance locative. Sans photos professionnelles et attractives, la villa n’atteindra pas un niveau de réservation satisfaisant. Deux options : photos existantes (professionnelles, sans watermark) ou nouvelles photos via Nicolas Voisin ou une production interne MSR.
Photos are the main lever of visibility and rental performance. Without professional, attractive photos, the villa will not reach a satisfactory booking level. Two options: existing photos (professional, no watermark) or new photos via Nicolas Voisin or an internal MSR production.
7 · Étude de marché & stratégie tarifaire7 · Market study & pricing strategy
Avant toute mise en location, Mary Stone réalise une étude comparative des villas similaires pour définir le juste positionnement tarifaire. Le propriétaire doit comprendre et accepter que les prix varient selon les saisons, la demande et le taux d’occupation — cette flexibilité est essentielle pour maximiser les performances.
Before any listing, Mary Stone runs a comparative study of similar villas to define the right price positioning. The owner must understand and accept that prices vary with seasons, demand and occupancy — this flexibility is essential to maximise performance.
8 · Délais de mise en ligne8 · Go-live timeline
Une fois le contrat signé et l’ensemble des éléments validés : environ 10 jours pour la mise en ligne effective — création des annonces, intégration PMS et OTA, vérifications finales avant activation.
Once the contract is signed and everything validated: about 10 days to go live — listing creation, PMS and OTA integration, final checks before activation.
9 · Promotions OTA9 · OTA promotions
Certaines plateformes exigent ou recommandent fortement des promotions de lancement pour augmenter la visibilité initiale. Expliquer au propriétaire qu’il s’agit d’un levier stratégique pour positionner rapidement la villa dans les résultats de recherche — fortement recommandé.
Some platforms require or strongly recommend launch promotions to boost initial visibility. Explain to the owner that this is a strategic lever to quickly position the villa in search results — strongly recommended.
10 · Fonds de roulement — réparations urgentes10 · Working fund — urgent repairs
Un fonds de roulement de 35 000 THB est demandé pour garantir une réactivité maximale. Il couvre les réparations urgentes jusqu’à 5 000 THB sans validation préalable. Au-delà de ce montant, l’accord du propriétaire est systématiquement requis.
A working fund of 35,000 THB is required to guarantee maximum reactivity. It covers urgent repairs up to 5,000 THB without prior approval. Above that amount, the owner’s agreement is always required.
11 · Licences location & piscine11 · Rental & pool licences
Les questions de licences (location, piscine) sont traitées avec un avocat spécialisé. Mary Stone met le propriétaire en relation, mais les honoraires et décisions relèvent directement du propriétaire. Bien que de nombreuses villas ne soient pas licenciées à Samui, la démarche est fortement recommandée.
Licence matters (rental, pool) are handled with a specialised lawyer. Mary Stone connects the owner, but fees and decisions rest directly with the owner. Although many villas in Samui are unlicensed, the process is strongly recommended.
12 · Comptabilité, reporting & transferts12 · Accounting, reporting & transfers
Calendrier fixe : rapports édités entre le 5 et le 10 de chaque mois · transfert des fonds au propriétaire le 10, après réception effective des paiements OTA.
Fixed schedule: statements issued between the 5th and the 10th of each month · owner payout on the 10th, after effective reception of OTA payments.
Partie 2 — Process opérationnel (après signature)Part 2 — Operational process (after signing)
13 · Contractualisation13 · Contract signing
Le process opérationnel débute à la signature du mandat MSR. Aucune action technique ni mise en ligne avant signature.
The operational process starts when the MSR mandate is signed. No technical action or listing before signature.
14 · Checks techniques & inventaires14 · Technical checks & inventories
Après signature : état des lieux complet, inventaires détaillés pièce par pièce (mobilier, équipements, linge de maison). Le linge doit être présent en quantité suffisante et de qualité adaptée à l’accueil des guests.
After signing: full inspection, detailed room-by-room inventories (furniture, equipment, linen). Linen must be present in sufficient quantity and of a quality fit for hosting guests.
15 · Eau, piscine & air-conditioning15 · Water, pool & air-conditioning
Analyse des systèmes d’eau (deepwell ou camions — si camions : contrôle de niveau avec alerte à 30%), de piscine et d’eau chaude. Tous les air-conditionings sont inventoriés, référencés et étiquetés pour faciliter les interventions et anticiper pannes et codes erreurs.
Analysis of water systems (deep well or trucks — if trucks: level monitoring with a 30% alert), pool and hot water. All air-conditioning units are inventoried, referenced and labelled to ease interventions and anticipate breakdowns and error codes.
16 · Mise en ligne & lancement16 · Go-live & launch
Une fois les contrôles validés : mise en ligne sur les OTA et le PMS, activation du calendrier — la villa entre officiellement en exploitation sous gestion MSR.
Once all checks are validated: listing on the OTAs and PMS, calendar activation — the villa officially goes into operation under MSR management.
DOW · DIRECT OWNER · 10% / 15%
📘 PROCESS COMPLET — DOW
Compréhension & cadre interne équipe · Discours & cadre à tenir auprès des propriétairesTeam understanding & internal framework · Owner-facing message & framework
DOW = location encadrée, pas gestion. Le DOW est un levier de location (remplissage de calendrier), et non un modèle de gestion. Sans validation écrite ou sans paiement préalable, aucune action ne doit être engagée.DOW = supervised rental, not management. DOW is a rental lever (calendar gap filling), not a management model. Without written validation or prior payment, no action may be undertaken.
Commissions DOW — deux paliersDOW commission — two tiers
DOW
10%
Welcome package obligatoire — coût déduit du payout propriétaire.Mandatory welcome package — cost deducted from the owner payout.
DOW
15%
Welcome package obligatoire — coût absorbé par Mary Stone.Mandatory welcome package — cost absorbed by Mary Stone.
Dans les deux cas : le welcome package (transfert aéroport/pier, vin pétillant, serviettes fraîches, fruits frais, eau) est obligatoire pour tous les séjours · tous les paiements guests passent par Mary Stone · le minimum de nuits est toujours négocié avec chaque propriétaire.In both cases: the welcome package (airport/pier transfer, sparkling wine, fresh towels, fresh fruits, water) is mandatory for all stays · all guest payments go through Mary Stone · the minimum stay is always negotiated with each owner.
Partie 1 — Compréhension & cadre interne (équipe Mary Stone)Part 1 — Understanding & internal framework (Mary Stone team)
1 · Objectif du Direct Owner1 · Purpose of Direct Owner
Structurer les locations issues de propriétaires sans mandat de gestion MSR, tout en protégeant Mary Stone, ses équipes et ses guests. Ce process permet : d’élargir l’offre de biens proposés à nos clients, d’encadrer les locations hors MSR, d’éviter toute confusion avec la gestion complète, et d’assurer un cadre clair, répétable et sécurisé pour l’équipe.
Structure rentals from owners without an MSR management mandate, while protecting Mary Stone, its teams and its guests. This process makes it possible to: broaden the range of properties offered to our clients, frame non-MSR rentals, avoid any confusion with full management, and ensure a clear, repeatable and secure framework for the team.
2 · Définition officielle2 · Official definition
Un Direct Owner (DOW) est un propriétaire avec lequel Mary Stone est en contact direct, sans mandat de gestion MSR, mais dont la villa peut être proposée en location à nos guests, en court, moyen ou long terme.
A Direct Owner (DOW) is an owner with whom Mary Stone is in direct contact, without an MSR management mandate, but whose villa can be offered for rent to our guests, short, medium or long term.
3 · Périmètre du DOW (ce que c’est)3 · DOW scope (what it is)
- L’entrée d’une villa dans la database Mary Stone
- La proposition de la villa à des guests directs Mary Stone ou à des guests provenant d’IC agents
- Une location encadrée et sécurisée
- Une relation directe et transparente avec le propriétaire
- Une responsabilité limitée et définie
- Entry of a villa into the Mary Stone database
- Offering the villa to direct Mary Stone guests or to guests coming from IC agents
- A framed and secured rental
- A direct, transparent relationship with the owner
- A limited, defined responsibility
4 · Ce que le DOW n’est pas4 · What DOW is not
Le Direct Owner ne constitue en aucun cas : un mandat de gestion · une gestion globale du bien · une gestion du calendrier du propriétaire · une optimisation tarifaire · un suivi long terme · une priorité sur les équipes · une continuité automatique des services. Le DOW ne doit jamais être confondu avec le MSR.
Direct Owner in no way constitutes: a management mandate · overall management of the property · management of the owner’s calendar · price optimisation · long-term follow-up · priority over the teams · automatic continuity of services. DOW must never be confused with MSR.
5 · Logique clé à retenir5 · Key logic to remember
DOW = location encadrée, pas gestion. Toute action réalisée dans le cadre du DOW doit être demandée, validée et cadrée. Sans validation écrite ou sans paiement préalable, aucune action ne doit être engagée.
DOW = supervised rental, not management. Any action carried out under DOW must be requested, validated and framed. Without written validation or prior payment, no action may be undertaken.
6 · Pourquoi un cadre minimum est obligatoire6 · Why a minimum framework is mandatory
Même sans mandat de gestion MSR : le guest associe la villa à Mary Stone · l’image de Mary Stone est engagée · l’équipe est sollicitée en cas de problème. Le cadre DOW protège le guest, le propriétaire, Mary Stone et l’équipe.
Even without an MSR management mandate: the guest associates the villa with Mary Stone · Mary Stone’s image is engaged · the team is called upon when problems arise. The DOW framework protects the guest, the owner, Mary Stone and the team.
7 · Responsabilité en DOW7 · Responsibility under DOW
Mary Stone n’est pas responsable globalement de la villa et n’assure pas la gestion continue du bien. Mary Stone intervient uniquement dans le périmètre défini ; aucune décision technique ou financière ne peut être prise sans accord écrit du propriétaire. La responsabilité de Mary Stone est strictement limitée à l’intervention convenue.
Mary Stone is not globally responsible for the villa and does not provide continuous management of the property. Mary Stone acts only within the defined scope; no technical or financial decision may be taken without the owner’s written agreement. Mary Stone’s responsibility is strictly limited to the agreed intervention.
8 · Rôle de l’équipe8 · The team’s role
- Appliquer le cadre DOW sans exception
- Communiquer de manière claire et factuelle
- Refuser toute demande hors périmètre
- Remonter toute situation floue ou ambiguë
- Proposer la solution MSR uniquement lorsque cela est pertinent
- Apply the DOW framework without exception
- Communicate clearly and factually
- Refuse any request outside the scope
- Escalate any unclear or ambiguous situation
- Suggest the MSR solution only when relevant
9 · Interdits absolus pour l’équipe9 · Absolute no-gos for the team
Il est strictement interdit : de dire ou laisser entendre que Mary Stone « gère » la villa · de donner l’impression qu’un mandat existe · d’étendre une mission sans validation écrite · de prendre des engagements verbaux · de créer une dépendance du propriétaire ou du guest envers Mary Stone.
It is strictly forbidden to: say or imply that Mary Stone “manages” the villa · give the impression that a mandate exists · extend a mission without written validation · make verbal commitments · create dependency of the owner or the guest on Mary Stone.
10 · Règle d’or10 · Golden rule
Si un propriétaire souhaite de la tranquillité, de la continuité et une responsabilité globale → MSR. S’il souhaite louer sans gestion complète → DOW, avec un cadre strict et clairement défini.
If an owner wants peace of mind, continuity and overall responsibility → MSR. If they want to rent without full management → DOW, with a strict, clearly defined framework.
Partie 2 — Discours & cadre à tenir auprès des propriétairesPart 2 — Owner-facing message & framework
1 · Objectif1 · Purpose
Fournir à l’équipe un discours clair, cohérent et maîtrisé à tenir auprès des propriétaires Direct Owner : expliquer le fonctionnement du DOW, poser les limites dès le départ et éviter toute confusion avec un mandat de gestion MSR.
Give the team a clear, consistent and controlled message for Direct Owner owners: explain how DOW works, set the limits from the start and avoid any confusion with an MSR management mandate.
2 · Présentation simple du DOW2 · Simple presentation of DOW
Le Direct Owner concerne les propriétaires qui souhaitent louer leur villa sans confier la gestion complète du bien. Mary Stone peut proposer la villa à ses guests ou à ses partenaires, tout en mettant en place un cadre clair et sécurisé pour la location — au palier 10% ou 15% selon le niveau de service choisi.
Direct Owner concerns owners who wish to rent their villa without entrusting full management of the property. Mary Stone can offer the villa to its guests or partners, while putting a clear, secure rental framework in place — at the 10% or 15% tier depending on the chosen service level.
3 · Ce que Mary Stone fait en DOW3 · What Mary Stone does under DOW
- La mise en relation avec des guests
- L’organisation de la location
- Une visite de validation avant arrivée
- Un check-in et un check-out encadrés
- Un canal de communication unique pendant le séjour
- Une coordination limitée en cas de problème
- Le welcome package obligatoire pour tous les séjours
- Connecting with guests
- Organising the rental
- A validation visit before arrival
- A framed check-in and check-out
- A single communication channel during the stay
- Limited coordination in case of problems
- The mandatory welcome package for all stays
4 · Ce que Mary Stone ne fait pas en DOW4 · What Mary Stone does not do under DOW
Mary Stone n’assure pas : la gestion complète du bien · le suivi long terme de la villa · la gestion du calendrier du propriétaire · la maintenance globale · la responsabilité générale du bien. Le Direct Owner ne constitue pas un mandat de gestion.
Mary Stone does not provide: full management of the property · long-term follow-up of the villa · management of the owner’s calendar · overall maintenance · general responsibility for the property. Direct Owner does not constitute a management mandate.
5 · Pourquoi ce cadre est obligatoire5 · Why this framework is mandatory
Même sans mandat de gestion, les guests viennent par Mary Stone. Ce cadre est indispensable pour garantir une arrivée, un séjour et un départ organisés, et protéger le propriétaire, le guest et l’image de Mary Stone.
Even without a management mandate, guests come through Mary Stone. This framework is essential to guarantee an organised arrival, stay and departure, and to protect the owner, the guest and Mary Stone’s image.
6 · Responsabilités et limites6 · Responsibilities and limits
La responsabilité de Mary Stone est strictement limitée aux actions définies et validées. Aucune décision technique ou financière ne peut être prise sans accord écrit du propriétaire.
Mary Stone’s responsibility is strictly limited to the defined, validated actions. No technical or financial decision may be taken without the owner’s written agreement.
7 · Évolution possible vers MSR7 · Possible evolution to MSR
Si le propriétaire souhaite plus de tranquillité, moins d’intervention personnelle et une prise en charge globale du bien, Mary Stone peut proposer la solution de gestion complète MSR. Cette évolution n’est jamais automatique et reste un choix du propriétaire.
If the owner wants more peace of mind, less personal involvement and overall care of the property, Mary Stone can offer the full MSR management solution. This evolution is never automatic and remains the owner’s choice.
8 · Message clé à faire passer8 · Key message to convey
Direct Owner = liberté pour le propriétaire, cadre clair pour la location.
Gestion complète, continuité et tranquillité = MSR.
Gestion complète, continuité et tranquillité = MSR.
Direct Owner = freedom for the owner, a clear framework for the rental.
Full management, continuity and peace of mind = MSR.
Full management, continuity and peace of mind = MSR.
BOOKINGS
NOUVEAU BOOKING VALIDÉNEW CONFIRMED BOOKING
WELCOME PACKAGE — SÉJOURWELCOME PACKAGE — STAY
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Pack
TransfertTransfer /trajetleg×THB
Cocos fraîchesFresh coconuts auto × pax×THB
Vin pétillantSparkling wine×THB
CODE CHECK-INCHECK-IN CODE
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Rappel process : groupe WhatsApp 🛎️Reserved🛎️, TM30, tag Amelia (format dans l’Espace Amelia)Process reminder: 🛎️Reserved🛎️ WhatsApp group, TM30, tag Amelia (format in Amelia’s space)
BOOKINGS ENREGISTRÉSSAVED BOOKINGS
VILLA MONITORING
Le référentiel complet des villas — 13 sections, journaux handyman / demandes owners / notes, synchro équipe. Tout est éditable au clic.The complete villa reference base — 13 sections, handyman / owner requests / notes logs, team sync. Everything is click-editable.
🏠 VILLA MONITORING
WELCOME PACKAGE
La grille officielle — tarif unique pour toutes les villas. Chaque villa se voit assigner son package dans sa fiche Monitoring ; les options de séjour (aller-retour, 2ᵉ véhicule, cocos, vin) se décident au booking et sont chargées au propriétaire ou au guest selon la situation.The official grid — one price for every villa. Each villa gets its package assigned in its Monitoring sheet; stay options (round trip, 2nd vehicle, coconuts, wine) are decided at booking and charged to the owner or the guest depending on the situation.
L’ESPRIT DU WELCOME PACKAGETHE SPIRIT OF THE WELCOME PACKAGE
Les 15 à 30 premières minutes après l’arrivée conditionnent tout le séjour. Après des heures de voyage — fatigué, assoiffé, et ne connaissant pas Koh Samui — le guest se forge immédiatement sa première impression de la villa et de Mary Stone. C’est pourquoi le Welcome Package n’est jamais une dépense : il fait partie de l’expérience. Une boisson fraîche, des serviettes, un cocktail de bienvenue, des fruits, une villa impeccable et un accueil chaleureux et professionnel sont de petits détails, mais ce sont eux que les guests retiennent. Ils ne notent pas seulement la villa — ils notent l’expérience complète, et c’est une belle villa alliée à un accueil excellent qui transforme un bon séjour en avis 5 étoiles. Nous ne livrons pas de l’eau et des serviettes : nous créons le premier souvenir de leurs vacances — et la première impression détermine très souvent l’avis final.
The first 15–30 minutes after arrival shape the guest’s entire stay. After hours of travel — tired, hot, thirsty, and new to Koh Samui — their first impression of the villa and of Mary Stone begins immediately. This is why the Welcome Package is never an expense: it is part of the guest experience. A cold drink, fresh towels, a welcome cocktail, fruits, a spotless villa and a warm, professional greeting are small details, but they are what guests remember. Guests don’t only review the villa — they review the complete experience, and a beautiful villa with an excellent welcome is what turns a good stay into a 5-star review. We are not delivering water and towels: we are creating the first memory of their holiday — and the first impression very often shapes the final review.
GRILLE TARIFAIRE · PACKAGESPRICE GRID · PACKAGES
SUPPLÉMENTS · AU BOOKING · PROPRIO OU GUEST SELON SITUATIONSUPPLEMENTS · AT BOOKING · OWNER OR GUEST DEPENDING ON SITUATION
Packages P1–P4 et suppléments (trajets additionnels, cocos, vin) : facturés au propriétaire ou au guest selon la situation — le payeur se décide au booking.Packages P1–P4 and supplements (extra legs, coconuts, wine): charged to the owner or the guest depending on the situation — the payer is decided at booking.
GÉNÉRATEUR WELCOME BOOKWELCOME BOOK GENERATOR
Le book s’affiche dans la langue active (FR/EN) — basculez la langue puis imprimez pour obtenir chaque version.The book renders in the active language (FR/EN) — switch language then print to get each version.
COMMUNICATION
Tous les canaux où un guest ou un owner a pu écrire pendant la nuit — un clic et tout s'ouvre, chaque canal dans son onglet.Every channel where a guest or owner may have written overnight — one click and everything opens, each channel in its own tab.
👤 Agent :Agent:
Chaque agent a sa propre configuration (emails, comptes OTA…). Le choix de l'agent est mémorisé sur ce poste ; les configs de tous les agents sont synchronisées.Each agent has their own setup (emails, OTA accounts…). The agent choice is remembered on this device; every agent's config is synced.
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HUNTER
L'outil central de Mary Stone — villas, clients, matching, pipeline, calendrier. HUNTER est une application séparée : ce bouton l'ouvre dans un nouvel onglet.Mary Stone's central tool — villas, clients, matching, pipeline, calendar. HUNTER is a separate application: this button opens it in a new tab.
HUNTER
Properties · Clients · Matching · Pipeline · AvailabilityProperties · Clients · Matching · Pipeline · Availability
⚙ Adresse de HUNTERHUNTER address
Modifiable si l'emplacement du fichier HUNTER change.Editable if the HUNTER file location changes.
ACCOUNTING
ACCÈS PROTÉGÉPROTECTED ACCESS
Code défini dans CONFIG.ameliaCode. Simple filtre d’accès — ne pas y stocker de données sensibles.Code set in CONFIG.ameliaCode. A simple access filter — do not store sensitive data here.
